Sąskaita ateina PDF failu. Žmogus ją atidaro, perrašo tiekėją, sumą ir datą į programą, o failą įdeda į aplanką. Dokumentų skaitmenizavimas prasideda nuo to, kad šis perrašymas dingsta. Vienas dokumentas — dvi minutės. Šimtas per mėnesį — diena, kurią kažkas praleidžia perrašinėdamas tai, kas jau parašyta.
Skenuota sutartis elgiasi dar blogiau: ji yra paveikslėlis. Jos negalima rasti pagal tekstą, negalima suskaičiuoti, negalima priminti apie pabaigos datą, nes sistema nežino, kad tokia data ten yra.
Čia įsiterpia skaitmenizavimas — žingsnis prieš dokumentų valdymą. Dokumentas nuskaitomas, laukai atpažįstami, žmogus juos patvirtina, o ne perrašo, ir duomenys keliauja į tą vietą, kur jų reikia. Failas lieka prisegtas prie to, ką liečia. Verslo skaitmenizavimas, verslo procesų skaitmenizavimas, digitalizacija, skaitmeninė transformacija — visi šie žodžiai dažniausiai reiškia tą patį pirmą žingsnį: popierius tampa duomenimis. Skaitmeninės paslaugos be to žingsnio lieka pokalbiu.
Kada atpažinimo nereikia
Jei dokumentai pas Jus ateina jau skaitmeniniai — e. sąskaitos, tvarkingi skaitmeniniai failai, duomenys iš tiekėjo programos — atpažinimas nieko neprideda. Tada reikia ne skaitytuvo, o kelio, kuriuo tie duomenys patenka į vietą.
Atpažinimas atsiperka ten, kur popierius ar nuotrauka yra pirmas įrašo pavidalas. Skirtumas paprastas: žmogus nustoja perrašinėti ir pradeda tikrinti. Perrašymas užima laiko ir gamina klaidų, kurių niekas nemato iki ataskaitos; tikrinimas užima kelias sekundes ir palieka pėdsaką.
Ką paprastai apima toks sprendimas
-
Skenuotas dokumentas tampa tekstu, todėl jį galima rasti pagal turinį, ne tik pagal failo vardą.
-
Laukai — tiekėjas, suma, data, numeris — atpažįstami ir pasiūlomi patvirtinti.
-
Žmogus lieka grandinėje ten, kur reikia sprendimo: jis tikrina, o ne perrašo.
-
Neaiškus laukas pažymimas, o ne užpildomas spėjimu.
-
Dokumentas prisegamas prie kliento, sutarties arba projekto, ne prie laiško.
-
Galiojimo ir pabaigos datos primena apie save iš anksto.
-
Duomenys patys keliauja toliau į apskaitą ar kitą programą.
-
Sistema įdiegiama per 4–8 savaites.
Sprendimas apima nuskaitymą, teksto ir laukų atpažinimą, patikrą, paiešką ir saugojimą prie įrašo.
Pavyzdys
Tipinis atvejis: šimtas sąskaitų per mėnesį perrašomos ranka, o skenuotos sutartys guli aplanke kaip paveikslėliai. Atpažinus laukus, žmogui lieka patvirtinti tiekėją, sumą ir datą; sutartis tampa randama pagal tekstą, o galiojimo pabaiga pati primena apie save prieš mėnesį. (Iliustracinis.)
DUK
Dokumentų valdymas tvarko tai, kas jau yra duomenys. Skaitmenizavimas yra žingsnis prieš tai: paverčia popierių ir paveikslėlius duomenimis, kad juos apskritai būtų galima valdyti.
Taip, ir todėl grandinėje lieka žmogus. Atpažinti laukai pasiūlomi patvirtinti, o tai, kuo programa neįsitikinusi, pažymima atskirai. Tikrinti greičiau nei perrašyti.
Taip, įskaitant lietuviškas raides. Rankraštis atpažįstamas prasčiau nei spausdintas tekstas, ir tai pasakome prieš pradėdami, o ne po to.
Pirma išmatuojame, kiek dokumentų yra ir kokios jie būklės. Dažnai apsimoka skaitmenizuoti tik tuos tipus, kurių ieškoma, o likusius laikyti kaip failus.
Priklauso nuo pasirinkto atpažinimo būdo. Kai dokumentai jautrūs, atpažinimas vyksta Jūsų pačių serveryje, ir iš anksto pasakome, kiek brangiau tai kainuoja ir kiek lėčiau veikia.
Taip, kai ją galima prijungti. Tada patvirtinta sąskaita keliauja į apskaitą be antro suvedimo.
Diegimas trunka 4–8 savaites. Terminą lemia dokumentų tipų kiekis: kiekvienas tipas turi savo laukus ir savo patikrą.
Kaina — iki 4 900 €. Galutinę sumą nustato tipų kiekis ir tai, ar atpažinimas vyksta Jūsų pačių serveryje.
