Verslo valdymo sistema, pritaikyta Jūsų procesui

Pradžioje viskas telpa vienoje lentelėje. Paskui atsiranda antra — užsakymams. Trečia, nes buhalterei reikia kitokio pjūvio. Ketvirta, kurią kažkas pasidarė sau ir niekam nesakė. Vieną rytą pastebite, kad du žmonės tą patį klientą vadina skirtingai, o Jūs nebežinote, kuri lentelė sako tiesą.

Tai ne netvarkos požymis. Tai požymis, kad verslas peraugo įrankius, kurie jam tiko, kol buvo mažesnis.

Ką iš tikrųjų reiškia „verslo valdymo sistema“

Terminas platus, todėl beveik nieko nepasako. Vieni juo vadina apskaitos programą, kiti — pardavimų registrą, treti — didelę ERP programą su dvidešimčia dalių, iš kurių naudojamos trys.

Mums tai reiškia paprastą dalyką: viena vieta, kurioje matote, kas vyksta, ir viena tvarka, pagal kurią tai vyksta. Kas yra Jūsų klientai. Kokioje stadijoje kiekvienas darbas. Kas už ką atsakingas. Kas jau sumokėta. Ir niekam nereikia kas rytą suvedinėti duomenų iš vienos vietos į kitą.

Kada užtenka gatavos sistemos

Pasakysime tiesiai, nes tai sutaupys Jums laiko. Gatava sistema yra geresnis pasirinkimas, kai:

• Jūsų procesas nesiskiria nuo šimto kitų tos pačios srities įmonių;
• reikia greitai ir standartiškai — pardavimų piltuvėlis, sąskaitos, ataskaitos;
• esate pasiruošęs savo darbo tvarką pritaikyti prie sistemos, o ne atvirkščiai;
• mėnesinis mokestis už kiekvieną naudotoją Jums priimtinas ir ilgainiui.

Tokiu atveju rinkitės dėžutinį sprendimą ir gerą diegėją. Mes dėl tokių klientų nekonkuruojame ir neįtikinėsime, kad reikia individualaus.

Kada gatava sistema pradeda trukdyti

Kitas vaizdas atrodo taip. Sistema yra, bet pusė komandos ja nesinaudoja, nes „greičiau lentelėje“. Kas mėnesį kažkas atsisiunčia duomenis į failus ir sudeda ranka. Diegėjas sako, kad Jūsų pageidaujamas laukas galimas, bet tai bus atskiras darbas ir palaukite ketvirtį. Mokestis auga su kiekvienu nauju darbuotoju, nors tas darbuotojas sistemoje spaudžia du mygtukus.

Ir svarbiausias ženklas: Jūsų procesas yra Jūsų pranašumas, o sistema verčia jį supaprastinti. Tada individualus sprendimas nustoja būti prabanga.

Šeši ženklai, kad lentelės nebeatlaiko

Ne kiekvienam verslui reikia sistemos. Bet jei atpažįstate keturis iš šešių, dažniausiai jau reikia.

1. Tas pats duomuo gyvena trijose vietose. Kliento telefonas yra lentelėje, pašte ir kažkieno telefone. Pasikeitė — atnaujinta viena vieta iš trijų.
2. Kas mėnesį kažkas sudeda ataskaitą ranka. Tai reiškia, kad duomenys yra, bet jie nesusikalba, ir žmogus dirba jungiamuoju kabeliu.
3. Naujam darbuotojui reikia mėnesio, kad suprastų, kur kas yra. Ne dėl to, kad darbas sudėtingas, o dėl to, kad tvarka gyvena žmonių galvose.
4. Klientas klausia to, ką galėtų pasižiūrėti pats. Ar gavote, kokioje stadijoje, kiek liko sumokėti — kiekvienas toks laiškas atima Jūsų laiką.
5. Bijote atostogauti tam tikru metu. Nes tam tikrą darbą moka padaryti tik vienas žmogus, ir tai neužrašyta niekur.
6. Augimas tampa našta. Dešimt naujų klientų reiškia dešimt kartų daugiau rankinio darbo, o ne dešimt kartų daugiau pajamų.

Paskutinis ženklas svarbiausias. Jei rankinio darbo daugėja tiek pat, kiek ir klientų, sistema atsiperka. Jei ne — greičiausiai užtenka tvarkos, ir taip ir pasakysime.

Ką reiškia „kuriama pagal Jūsų procesą“

Tai skamba kaip pažadas, todėl paaiškinsime konkrečiai. Trys pavyzdžiai iš realių darbų.

Nariai ir mokesčiai vienoje vietoje

Organizacija su keliais šimtais narių turėjo narių sąrašą viename faile, mokesčių apskaitą kitame, o tai, ką narys gali gauti, žinojo tik du žmonės. Sistema sudėjo tai į vieną įrašą: kas narys, ką sumokėjo, ką jis gali matyti, kada baigiasi narystė. Nariui atsirado savitarna, kurioje jis pats atsinaujina duomenis ir mato savo mokėjimus.

Darbai, kurie nedingsta tarp laiškų

Paslaugų įmonėje užsakymas ateidavo paštu, keliaudavo į lentelę, iš jos į kalendorių, o statusą žinodavo tas, kas atsakė į laišką. Sistema padarė užsakymą vienu objektu su būsena: gauta, patvirtinta, vykdoma, atiduota, apmokėta. Kiekvienas mato tą patį. Klientas mato savo dalį.

Dokumentai, prisegti prie to, ką jie liečia

Sutartys, aktai ir priedai gyveno bendrame diske pagal metus. Rasti reikiamą prieš susitikimą buvo atskiras darbas. Dabar dokumentas kabo prie kliento arba prie projekto, turi galiojimo datą ir pats primena, kai artėja pabaiga.

Nė vienas iš šitų dalykų nėra sudėtinga technologija. Sudėtinga yra suprasti, kaip įmonė dirba iš tikrųjų, o ne kaip aprašyta. Tam ir skirtas auditas prieš darbą.

Kodas lieka Jums

Tai skirtumas, kurio dėžutinės programos tiekėjas negali pasiūlyti, net jei norėtų. Kai sistema pastatyta Jums, Jūs ją ir turite:

• nėra mokesčio už kiekvieną darbuotoją — sistema neapmokestina augimo;
• nėra prisirišimo — jei kada norėsite kito partnerio, atiduodame programą ir duomenis, ir jis dirba toliau;
• nauja funkcija yra darbas, ne derybos — nereikia laukti, kol tiekėjas įtrauks ją į savo planą;
• sistema nedingsta — jei produktas rinkoje baigtųsi, Jūsų verslas to nepajaustų.

Priežiūra ir vieta serveryje lieka pas mus tol, kol Jums patogu. Tai atskira sutartis, ne spąstai.

Duomenys, slaptažodžiai ir kas nutiks, jei kas suges

Sistema, kurioje guli Jūsų klientai ir pinigai, turi atsakyti į tris klausimus dar prieš pirmą dieną.

Kas ką mato. Kiekvienas mato tik tai, kas jam skirta, pagal pareigas, ne pagal pasitikėjimą. Pardavimų žmogus mato savo klientus, vadovas — visus, buhalterė — mokėjimus, o ne susirašinėjimą. Kiekvienas keitimas lieka istorijoje: kas, ką ir kada pakeitė.

Kur guli duomenys. Duomenys laikomi serveriuose Europos Sąjungoje. Asmens duomenys tvarkomi taip, kad galėtumėte atsakyti žmogui, kuris paklaus, ką apie jį turite — ir juos ištrinti, jei paprašys. Tai ne priedas, o reikalavimas.

Kas jei suges. Kopijos daromos kasdien ir saugomos atskirai nuo pačios sistemos. Atkūrimas yra išbandytas, ne aprašytas. Jei kas nors sugadina duomenis klaidingai įkėlęs failą, grįžtame į vakarykštę būseną, o ne aiškinamės.

Kaip atrodo darbas

Trys etapai, kad matytumėte, už ką mokate ir kada.

1. Auditas. Pusė dienos su Jumis ir žmonėmis, kurie tą darbą dirba kasdien. Žiūrime ne į tai, kaip aprašyta, o į tai, kaip yra iš tikrųjų. Rezultatas — sąrašas, ką verta taisyti pirmiausia, su įverčiais.

2. Pirma veikianti versija. Ne prototipas ir ne demonstracija: siaura, bet tikra sistemos dalis, kurią komanda naudoja realiam darbui. Paprastai per 4–8 savaites. Nuo šio momento sprendimus priimame pagal tai, ką rodo naudojimas, o ne pagal spėjimus.

3. Plėtimas. Kiekvienas kitas gabalas pridedamas tada, kai ankstesnis prigijo. Taip išvengiama dažniausios individualių sistemų nesėkmės — metus kuriamo dalyko, kurio galiausiai niekas nenaudoja.

Kaip pradedame

Pirmas žingsnis nėra projektas. Pirmas žingsnis yra auditas: pusė dienos kartu, kad suprastume, kur procesas trūkinėja ir ką verta taisyti pirmiausia. Po jo gaunate planą su eiliškumu ir įverčiais. Jei nuspręsite dirbti toliau, audito kaina įskaičiuojama į projektą. Jei ne — planas lieka Jums.

Tada apimtis, tada kaina. Individualios sistemos kainuoja iki 4 900 €, o tiksli kaina priklauso nuo to, kiek procesų apimame ir su kuo jungiamės. Fiksuota projekto kaina, ne valandos be pabaigos.